"Waarom kost deze week EUR 340?" Een terechte vraag van een klant. Tot nu toe moest je dan vaak zelf rekenen met dagtarieven, kortingen, gratis dagen, kamerprijzen en extra opties. Dat kost tijd.
De nieuwe factuurpagina rekent het voor je uit en legt het uit. Zo zie je zwart op wit hoe een bedrag is ontstaan en kun je het eenvoudig aan je klant uitleggen.
Zie precies hoe een bedrag is opgebouwd
Klap een factuurregel open om de volledige berekening te bekijken. Je ziet bijvoorbeeld het basistarief, toeslagen, kortingen, extra opties, kamerprijs, annuleringsverzekering en een eventuele kortingscode apart terug.
Dit werkt voor verschillende soorten boekingen, zoals overnachtingen, dagopvang, trainingen, trimsalonafspraken, uitlaatservice, oppas, asiel en abonnementen.
De reden bij een tarief. Je ziet bijvoorbeeld dat een speciale prijs voor een dier is gebruikt, of dat de vertrekdag al is meegerekend in de nacht ervoor.
Afwijkende prijzen vallen op. Als een ander tarief geldt dan normaal, zie je bijvoorbeeld: EUR 30 in plaats van EUR 25.
De instellingen die meetellen. De pagina legt in gewone taal uit welke instelling de prijs heeft bepaald. Is die instelling later aangepast? Dan krijg je daar een melding van.
Gekleurde blokjes per dag. Je ziet snel welke dagen zijn berekend, welke dagen gratis waren en wanneer een afwijkend tarief gold.
Een waarschuwing bij EUR 0,00. Staat een dier bijvoorbeeld per ongeluk in een verkeerde tariefgroep? Dan zie je dat direct.
Alles over de factuur op een plek
Bovenaan zie je duidelijk de status van de factuur. Bijvoorbeeld concept, openstaand, deels betaald, te laat, betaald, gecrediteerd of op schade gezet. Bij een deels betaalde factuur zie je ook meteen welk bedrag nog openstaat.
De knoppen passen zich aan de status aan. Je ziet bijvoorbeeld Bevestigen, Versturen of Herinnering versturen. Is een factuur te laat? Dan valt de herinneringsknop extra op.
Op dezelfde pagina vind je ook:
Het btw-overzicht per tarief en het totaalbedrag.
Openstaande bedragen, tegoed en credits van de klant.
De geplande automatische herinnering, eerdere herinneringen en vanaf wanneer de factuur te laat is.
Mislukte online betalingen, bijvoorbeeld als een betaling is afgebroken of verlopen.
Andere facturen van dezelfde boeking of klant, inclusief de bijbehorende creditfactuur.
Interne notities en een tijdlijn met wijzigingen, betalingen en verstuurde e-mails.
Een snelle link naar de bijbehorende boeking.
De pagina is ook prettig te gebruiken op een telefoon of tablet.
Facturen sneller beheren
Je kunt op de nieuwe factuurpagina meer doen zonder tussen verschillende schermen te wisselen.
Betaallink delen. Kopieer de betaallink met een klik en stuur deze naar je klant via WhatsApp of sms.
Versturen met een controle. Controleer eerst wat de klant ontvangt. Je ziet ook wanneer de factuur eerder is verstuurd en hoeveel herinneringen al zijn verstuurd.
Bevestigen en versturen in een stap. Kies zelf de factuurdatum en verstuur de factuur direct. Je kunt de factuur hier ook naar je boekhouder sturen.
Factuurregels aanpassen. Bewerk regels in een overzichtelijk scherm. Er is ook een nieuw regeltype: Korting.
Kortingscode kiezen. Kies een kortingscode uit de lijst en zie direct de voorwaarden en het gebruik ervan.
Betaling goed verwerken. Staat een betaling op de verkeerde factuur? Zet deze dan door naar het tegoed van de klant. Werkt je pinterminal niet? Boek de betaling als Pin handmatig.
Onderwerp, datum en adres aanpassen. Pas het adres alleen op deze factuur aan, zonder de klantgegevens te wijzigen. Met een klik zet je het adres weer terug naar dat van de klant.
Eigen tekst toevoegen. Voeg onderaan deze factuur bijvoorbeeld een bedankje of afwijkende betaalafspraak toe. Deze tekst komt naast de standaardtekst op je facturen.
Op schade zetten of verwijderen. Je krijgt duidelijke uitleg over de gevolgen voordat je doorgaat.
Veilig herberekenen
Wil je een factuur opnieuw berekenen? Dan zie je eerst een voorbeeld. Per regel staat wat er verandert en wat het nieuwe totaal wordt. Pas na jouw akkoord wordt de nieuwe berekening toegepast.
Ontbreekt belangrijke informatie, zoals de grootte van een dier? Dan krijg je eerst een melding. Zo voorkom je factuurregels met een bedrag van EUR 0,00. Is er al een creditfactuur gekoppeld? Dan kun je de factuur niet opnieuw berekenen.
Crediteren: ook een deel en zonder rekenwerk
Annuleert een klant twee van de vijf dagen? Dan hoef je niet meer de hele factuur te crediteren en een nieuwe factuur te maken. Je kiest precies wat je wilt terugdraaien.
De hele factuur, een deel of een los bedrag. Crediteer een complete regel, alleen de dagen die niet doorgaan, een zelfgekozen bedrag of een bedrag als coulance. Je ziet steeds hoeveel er nog gecrediteerd kan worden.
Annuleringsvoorwaarden rekenen mee. Leg bij Instellingen, daarna Facturen vast hoeveel procent een klant terugkrijgt. Bij het crediteren staat het juiste bedrag dan al klaar.
Kies wat er met de boeking gebeurt. Laat de boeking staan en wijzig alleen het bedrag, of verwijder de boeking ook uit de planning.
Voeg een reden toe. Kies bijvoorbeeld annulering, verkeerde prijs, coulance of dubbel gefactureerd. Je kunt ook een toelichting schrijven. Dit komt op de creditfactuur en in het logboek.
Leg de terugbetaling vast. Kies voor tegoed voor een volgende factuur, of geef aan dat je al hebt terugbetaald via de bank, contant of pin.
Eerst controleren. Voor je de creditfactuur maakt, lees je wat er gebeurt: welk bedrag wordt gecrediteerd, wat moet de klant nog betalen en of boekingen worden geannuleerd.
Ook achteraf duidelijk. Op de factuur zie je direct welk deel is gecrediteerd en welk bedrag blijft staan. De creditfactuur heeft een eigen pagina.
Duidelijk voor de klant. Op de creditfactuur en in de e-mail staat welk bedrag van welke factuur wordt teruggedraaid, waarom dit gebeurt en of het bedrag als tegoed is toegevoegd of terugbetaald.
Wil je creditfacturen automatisch versturen? Zet dan bij Instellingen, daarna Facturen de optie Creditfactuur automatisch mailen aan.
Werk je met Moneybird? De verrekening van een creditfactuur komt daar niet meer als losse betaling binnen.
De nieuwe pagina proberen
Ga in Aniday naar Instellingen, daarna naar Beta. Zet daar Nieuwe factuurpagina aan.
Bevalt het niet? Dan zet je deze optie eenvoudig weer uit. We zijn benieuwd wat je ervan vindt.