Registreer per les wie aanwezig was, wie zich heeft afgemeld en wie niet is verschenen. De status wordt direct bij de les en de deelnemer bewaard. Zo blijft de lesadministratie compleet en kunnen ingestelde no-showmeldingen op het juiste moment worden verstuurd.
Wat heb je nodig?
De module Trainingen & privélessen moet actief zijn.
De beta Vernieuwde klas/les-pagina moet zijn ingeschakeld.
Je moet de hondenschool mogen bekijken en wijzigen.
De klas moet een lesdag met deelnemers hebben.
Presentie per deelnemer registreren
Open Planning > Klassen.
Open de gewenste klas.
Kies in de lessenlijst de juiste lesdag.
Open het onderdeel Les.
Zoek de deelnemer onder Presentie.
Kies de juiste status:
Aanwezig als de deelnemer de les heeft gevolgd;
Afgemeld als de deelnemer vooraf is afgemeld;
No-show als de deelnemer niet is verschenen zonder gewone afmelding;
Status wissen wanneer een eerder gekozen status onjuist was.
Controleer boven de les of Presentie compleet verschijnt.
De status wordt direct opgeslagen. Bij een fout verschijnt Presentie opslaan mislukt en moet je de status opnieuw kiezen.
Op een geannuleerde les kun je geen nieuwe presentiestatus vastleggen. Aniday toont dat je de les eerst moet activeren. Is vóór het annuleren al Afgemeld of No-show vastgelegd, dan blijft die status zichtbaar en kun je alleen Status wissen kiezen.
Een afmelding of no-show ongedaan maken
Open de juiste les onder Planning > Klassen.
Zoek de deelnemer met de status Afgemeld of No-show.
Open bij de deelnemer Acties.
Kies Weer aanmelden.
Controleer of de deelnemer weer als aanwezig staat en of de succesmelding verschijnt.
Aniday werkt ook de gekoppelde factuurplanning en lesnummering bij. De gekoppelde trainer kan de bestaande melding voor weer aanmelden ontvangen. Wil je ook de klant automatisch informeren, zet dan onder Instellingen > Trainingen & privélessen > Aan- en afmelding > Afmelden de instelling Klant informeren bij weer aanmelden aan. Hiervoor moet het e-mailonderdeel beschikbaar zijn en moet de klant een bruikbaar e-mailadres hebben.
De inhoud van deze klantmail pas je aan via Instellingen > Systeem > E-mail > E-mail templates > Klant inlichten weer aangemeld.
Iedereen tegelijk op aanwezig zetten
Klik op Zet iedereen op aanwezig wanneer alle nog niet verwerkte deelnemers aanwezig zijn. Controleer daarna alsnog iedere deelnemer. Gebruik deze actie niet wanneer iemand is afgemeld of een no-show is.
Bij een geannuleerde les is Zet iedereen op aanwezig niet beschikbaar.
De presentiemodus gebruiken
Wanneer Presentiemodus in jullie abonnement beschikbaar is:
Open de les van vandaag.
Klik op Presentie starten of Presentiemodus.
Verwerk de deelnemers één voor één met de grote statusknoppen.
Controleer de voortgang bovenaan.
Klik op Klaar wanneer alle deelnemers zijn afgehandeld.
Op een toetsenbord kun je vanaf de klaspagina ook op P drukken om de presentiemodus voor de geselecteerde les te openen.
De presentiemodus kan niet worden geopend voor een geannuleerde les. Activeer de les eerst wanneer deze toch heeft plaatsgevonden.
De presentie-matrix controleren
Wanneer Presentie-matrix in jullie abonnement beschikbaar is, toont dit tabblad alle deelnemers en lesdagen in één overzicht. De legenda maakt onderscheid tussen Aanwezig, Afgemeld, No-show, Geen status en Les geannuleerd.
Gebruik de matrix als controleoverzicht. Wijzig een onjuiste status bij de betreffende les onder Les.
Gevolgen van afgemeld en no-show
Een no-show is iets anders dan een gewone afmelding. Kies daarom bewust de juiste status.
Een ingestelde no-showmail wordt alleen bij No-show verstuurd, niet bij Afgemeld.
De no-showmail kan alleen worden verstuurd wanneer de betreffende instelling actief is en de ontvanger een bruikbaar e-mailadres heeft.
Na iedere opgeslagen presentiestatus berekent Aniday de lesnummers van die boeking opnieuw. Een gewone afmelding en een geannuleerde les tellen niet mee; een no-show blijft wel als gebruikte les meetellen.
Het wissen of corrigeren van een status verandert de lesregistratie, maar trekt een al verzonden e-mail niet terug.
Weer aanmelden is alleen zichtbaar bij Afgemeld of No-show. De actie zet de deelnemer opnieuw actief voor die les.
Problemen oplossen
Presentie kan niet worden gewijzigd
Controleer of je het wijzigingsrecht voor de hondenschool hebt en of je een concrete lesdag hebt geselecteerd. Is de les geannuleerd, activeer de les dan eerst. Een bestaande status Afgemeld of No-show kun je op de geannuleerde les nog wel wissen.
Presentie-matrix of Presentiemodus ontbreekt
Deze onderdelen zijn abonnementafhankelijk. De gewone presentieregistratie kan wel beschikbaar zijn terwijl de matrix of presentiemodus niet wordt getoond.
Een no-showmail wordt niet verstuurd
Controleer onder Instellingen > Trainingen & privélessen > Aan- en afmelding > Afmelden of de juiste no-showmelding is ingeschakeld. Controleer ook de gekozen status en het e-mailadres van de klant of trainer.
De klant krijgt na Weer aanmelden geen e-mail
Controleer of Klant informeren bij weer aanmelden is ingeschakeld, of het e-mailonderdeel in jullie abonnement beschikbaar is en of de klant een bruikbaar e-mailadres heeft. De deelnemer kan al opnieuw zijn aangemeld terwijl de klantmail niet kon worden verstuurd.
Lesnummers lijken niet bijgewerkt
Controleer of de presentiestatus is opgeslagen en open daarna de volledige boeking opnieuw. Een gewone afmelding en een geannuleerde les worden overgeslagen bij de nummering. Een no-show telt wel mee.